Portal de onboarding pentru clienti

Un producător de componente electronice din zona de sud a României opera cu un proces manual de înscriere a noilor clienți. Fiecare partener B2B completa un formular PDF, îl trimitea prin e-mail, iar echipa de administrare introducea datele în sistemul ERP. Durata medie de la cerere la activare era de 4 zile lucrătoare, iar rata de erori la introducerea manuală depășea 12%.

Cerința clientului a fost clară: un portal digital care să preia complet procesul de onboarding, să elimine hârtia și să reducă timpul de activare la sub 24 de ore. Nu era nevoie de funcții suplimentare – doar un flux strict, validat și integrat cu infrastructura existentă.

Abordarea

Am analizat mai întâi structura datelor din ERP-ul clientului și am identificat 23 de câmpuri obligatorii pentru înregistrarea unui client nou. Pe baza acestora, am proiectat un formular web cu validare pe fiecare pas, fără posibilitatea de a trimite date incomplete. Am ales o arhitectură simplă: front-end static (HTML, CSS, JavaScript) și un API REST care comunică direct cu baza de date ERP printr-un middleware securizat.

Pentru autentificare, am folosit un sistem de token temporar generat de client și trimis prin e-mail noului partener. Tokenul expira după 48 de ore, ceea ce elimina riscul utilizării ulterioare a linkului de înregistrare. Fiecare cerere de onboarding era însoțită de un identificator unic de comandă, preluat din sistemul de contracte al clientului.

Implementarea

Dezvoltarea a durat 6 săptămâni, din care 2 săptămâni au fost alocate testării integrării cu ERP-ul existent. Portalul a fost construit fără framework-uri grele – doar un API în Node.js și un front-end minimalist. Am evitat orice dependență externă care ar fi putut introduce întârzieri în mentenanță.

Principalele module implementate:

• Formular de înregistrare cu 5 pași, fiecare cu validare specifică (date fiscale, adresă, contact, documente, confirmare)
• Încărcare de documente (CUI, certificat constatator, declarație pe propria răspundere) în format PDF, cu limită de 10 MB per fișier
• Notificare automată către echipa de administrare la fiecare cerere nouă, cu link direct către dashboard-ul intern
• Dashboard intern pentru vizualizarea statusului fiecărui onboarding (în așteptare, aprobat, respins, expirat)
• Export automat al datelor în format CSV pentru reconcilierea lunară cu ERP-ul

Am testat portalul cu 3 scenarii reale: un client cu documente complete, un client cu documente lipsă și un client care depășea limita de timp a tokenului. Toate cazurile s-au comportat conform specificațiilor.

Rezultatul

După lansare, timpul mediu de activare a scăzut de la 4 zile la 6 ore. Rata de erori la introducerea datelor a ajuns la 0%, deoarece toate câmpurile erau validate direct în formular. Echipa de administrare a redus volumul de muncă manuală cu aproximativ 70%, iar clienții au raportat o experiență mai clară și mai rapidă.

În primele 3 luni de funcționare, portalul a procesat 47 de cereri de onboarding, dintre care 43 au fost finalizate cu succes. Cele 4 respingeri au fost cauzate de documente incomplete, iar în fiecare caz clientul a fost notificat automat și a putut reîncărca documentele corecte fără a repeta întregul proces.